Natural spoken Japanese · 10 minutes · 0012
折り返す
A call came in but could not reach its person. Instead of merely calling again, send a response back along that open conversational path.
担当者が席を外している
Read once for what will happen next, then aloud as receptionist and caller. On the second pass, follow who receives, passes, stores, and returns the contact.
受付お電話ありがとうございます。青葉デザインでございます。
佐藤東山社の佐藤と申します。企画部の田中さんはいらっしゃいますか。
受付田中ですね。少々お待ちください。お取り次ぎいたします。
受付お待たせいたしました。申し訳ございません。田中はただいま席を外しております。
受付戻り次第、田中から折り返しお電話いたしましょうか。
佐藤はい、お願いします。今日中に確認したい件があるとお伝えください。
受付かしこまりました。念のため、お電話番号をお願いいたします。
佐藤03-1234-5678です。
受付03-1234-5678ですね。佐藤様からお電話があったことと、ご用件を田中に申し伝えます。
Notice: the receptionist first tries to 取り次ぐ the live call. When that fails, the office accepts a new obligation: Tanaka will 折り返す, reversing the direction of contact.
Recall: What two pieces of information will the receptionist pass to Tanaka, and who is expected to make the next call? Answer in Japanese before continuing.
Trace the contact path
Picture an arrow from caller to recipient. With 折り返す, the first attempt leaves a conversational path open, and the response travels back along it. Shogakukan’s 折り返し entry explicitly includes promptly responding to a message or inquiry, as in 折り返し電話します.
It is reciprocal, not merely repetitive. If a call drops and the same caller dials again, that person かけ直す. If the unavailable recipient later responds to the incoming call, that recipient 折り返す.
| Expression | Contact movement | Natural package |
|---|---|---|
| 折り返す | Recipient of the first contact sends a response back. | 戻り次第、折り返します。 |
| 取り次ぐ | An intermediary receives one side and passes it to the other. | 担当者にお取り次ぎします。 |
| つなぐ | The line or parties become directly connected. | 営業部におつなぎします。 |
| かけ直す | The caller makes another attempt after failure or bad timing. | 電波が悪いので、かけ直します。 |
| 伝言を預かる | An intermediary keeps the message until it can be passed on. | よろしければ、伝言をお預かりします。 |
Retrieve 1 · Follow the call
Use 折り返す・取り次ぐ・つなぐ・かけ直す・伝言を預かる, changing the form as needed.
- 受付で、担当者への電話を＿＿＿。
- 確認が取れたので、営業部に電話を＿＿＿。
- 担当者が戻り次第、こちらから＿＿＿。
- 途中で電話が切れたので、こちらから＿＿＿。
- 担当者が不在なので、受付が＿＿＿。
1. 取り次ぐ 2. つないだ 3. 折り返す 4. かけ直す 5. 伝言を預かる
Intermediary handling, direct connection, reciprocal response, repeated attempt, and stored message are five different events.
Retrieve 2 · Generic to natural
Turn this into a natural business-phone response:
田中さんはいません。あとで田中さんが電話します。
田中はただいま席を外しております。戻り次第、田中から折り返しお電話いたします。
席を外す describes temporary absence; 戻り次第 gives the trigger; 折り返す assigns the next contact to Tanaka.
Retrieve 3 · Retry or response?
Say both: “The line cut out, so I’ll call again” and “She is in a meeting, so she’ll return your call afterward.”
電話が切れたので、こちらからかけ直します。会議中なので、終わり次第、本人から折り返します。
A failed attempt is repeated; an incoming contact receives a response.
Do not merely promise “another call”
△ あとで田中さんがもう一度電話します。
→ 戻り次第、田中から折り返しお電話いたします。
もう一度電話する reports repetition but leaves the relationship to this incoming call vague. 折り返す packages it as the promised response. When speaking to an outsider about your own coworker, omit さん: 田中は….
△ 電話が切れたので、折り返します。
→ 電話が切れたので、こちらからかけ直します。
If you were already the caller and simply retry after a dropped line, かけ直す describes the reset more precisely.
Handle a call during a meeting
Take 20 seconds for cue words, then speak for 60–90 seconds. Use 折り返す plus at least two of 取り次ぐ・つなぐ・かけ直す・伝言を預かる.
- You answer a shared office phone.
- The caller asks for a colleague who is in a meeting.
- Explain why you cannot connect the call now.
- Offer a callback and confirm the caller’s number.
- Take a short message with a deadline and close the call.
お電話ありがとうございます。青葉デザインです。鈴木ですね。ただいま会議中のため、お取り次ぎすることができません。会議が終わり次第、鈴木から折り返しお電話いたしましょうか。では、念のためお電話番号をお願いいたします。03-9876-5432ですね。明日の見積もりについて今日中に確認したい、というご伝言をお預かりしました。鈴木に申し伝えます。お電話ありがとうございました。
Compare the contact path, not exact honorific wording. Did you say why connection failed, who will initiate the return call, and what message must travel with it?
Ask me a follow-up question or send your spoken version for feedback. Seeing the model is not evidence of mastery; repeat later with a clinic, repair company, or community group.